Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie gaat hand in hand met doelen zoals compliance en kostenbesparing. Processen optimaliseren heeft vaak de volgende voordelen:

Reductie maverick buying

Buiten het systeem om inhuren wordt vrijwel onmogelijk als het proces goed is ingericht. Strakke procedures zorgen dat het zogeheten maverick buying tot het verleden behoort.

Distributie naar de leveranciers

Een goed ingericht proces zorgt er bovendien voor dat bijvoorbeeld de inhurende managers alle aanvragen centraal in een VMS invoeren. Het VMS kan daarna voor de distributie zorgen op basis van een van te voren bepaalde strategie. Dit kan door aanvragen direct door te sturen naar de mantelcontractpartijen, de voorkeursleveranciers, de freelancers of naar de open markt. Dit kan eventueel zelfs met vertragingen, afhankelijk van de afspraken die met de leveranciers zijn gemaakt.

Dossierbeheer

Alle documenten beheren die de flexwerker en de leverancier moeten aanleveren en tekenen vormen ook een intensief proces. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Getekende opdrachtbevestiging
  • Curriculum vitae
  • Bewijs van goed gedrag en zeden
  • Kopie identiteitskaart
  • Geheimhoudingsverklaring
  • Accountantsverklaring
  • Inleenvoorwaarden
  • Veiligheidsinstructies, certificaten, diploma’s, handleidingen

Deze documenten hebben doorgaans een geldigheidsdatum. Het VMS kan dit gehele proces digitaliseren en alle risico’s mitigeren. Per functie wordt een lijst samengesteld van documenten die bij deze functie behoren. Deze documenten worden digitaal aangevraagd en moeten worden aangeleverd door de juiste persoon. Gebeurt dat niet (op tijd), dan kan het systeem restricties inregelen. Met deze werkwijze kunt u altijd up-to-date dossiers per medewerker garanderen.

Goedkeuren van verlengingen inhuuropdracht

Stilzwijgende verlengingen behoren tot het verleden als ook het proces van verlenging van inhuuropdrachten wordt gedigitaliseerd. Er is dan altijd toestemming nodig van minimaal één leidinggevende of budgethouder. Dit kan naar wens,  bijvoorbeeld met meerdere tekenbevoegden ingericht worden.

Gecontroleerd in en uit dienst treden

Een VMS kan ook helpen het proces van in en uit dienst treden te optimaliseren. Voordat een flexwerker aan het werk gaat, stuurt het systeem een melding de organisatie in waardoor bijvoorbeeld een mailaccount, een toegangspasje en / of een locker wordt geregeld. En andersom worden net zo goed aan het eind van het contract alle facilitaire en contractuele zaken beëindigd.

Reductie van het aantal facturen

Het aantal facturen dat met inhuur gepaard gaat is veel en vaak de bottleneck voor een financiële afdeling. Door het proces te digitaliseren en door te werken (waar wettelijk toegelaten) met geconsolideerde facturen kunt u het aantal facturen enorm terugbrengen. Er zijn voorbeelden waarbij de 30 duizend facturen op jaarbasis zijn teruggebracht naar zo’n 26 facturen per week. En misschien nog wel belangrijker: het foutenpercentage lag op 0%. Uren kunnen namelijk alleen worden gefactureerd als deze digitaal zijn goedgekeurd.

De kandidaat voorstellen

Kandidaten voorstellen verloopt doorgaans volledig via telefoon en e-mail. Qua communicatie is dat vrij intensief, zeker bij functies waarbij veel kandidaten worden voorgesteld. Dit proces kunt u echter volledig automatiseren. Zodra de aanvraag is gedistribueerd naar de leveranciers, kunnen hun consultants aangeven dat ze de aanvraag hebben ontvangen en kunnen ze kandidaten digitaal voorstellen via de portal. De inhuurdesk of MSP ontvangt via het systeem een lijst met kandidaten. Op basis daarvan kan een top 3 of top 5 worden samengesteld. Deze kandidaten worden vervolgens voorgesteld aan de inhurende manager.

De kandidaat contracteren

De kandidaat contracteren is een intensief proces en kan ook foutgevoelig zijn, zeker als er gewerkt wordt met templates of oude contracten. Maar met een VMS digitaliseert u het proces zoveel mogelijk en is de kans op fouten kleiner. Prijsafspraken en profielen worden helder opgeslagen, de aanvraag is opgesteld door de inhurende manager, de leverancier heeft de kandidaat digitaal voorgesteld. Door al deze informatie te combineren wordt automatisch een contract gegenereerd. Foute contracten bestaan niet meer.

Verantwoording van de uren

Organisaties die veel inhuren hebben met duizenden urenbriefjes of prestatiestaten per jaar te maken. Voor uitzendkrachten zijn dat zelfs wekelijkse werkurenbriefjes met allerlei verschillende toeslagen, overwerk percentages en declaraties. Voor ingehuurde talenten via project sourcing of voor freelancers zijn dit doorgaans maandstaten die goedgekeurd dienen te worden door de leidinggevende en daarna doorgestuurd worden naar de leverancier of freelancer voor de verloning en/of de facturatie.

Dit volledige proces, waarbij behoorlijk veel mensen betrokken zijn, kan volledig worden gedigitaliseerd, zodat  geen papieren urenbriefje meer gehanteerd. Ook leveranciers kunnen, indien gewenst, de uren volledig digitaal aangeleverd krijgen om in hun eigen systemen te in te lezen.

Deze manier van registreren zorgt dat er alleen facturen ontvangen worden waarvan de uren en declaraties zijn goedgekeurd door de leidinggevende. Het gevolg is een 100% foutloze facturatie.