Compliance

De inzet van flexibel personeel brengt tegenwoordig heel wat verplichtingen met zich mee. Deze verplichtingen komen van buitenaf (door wet- en regelgeving), maar soms ook van de interne organisatie, die een bepaalde werkwijze wil afdwingen. Waar moet u zoal aan denken?

Dossiervorming per flexwerker

Een dossier per flexwerker maakt het mogelijk dat op ieder moment de stand van zaken gecontroleerd kan worden. Is de opdrachtbevestiging (het contract) ondertekend? Is het praktijkcertificaat nog geldig? Relevant voor de organisatie zijn bijvoorbeeld:

  • Curriculum vitae
  • Bewijs van goed gedrag en zeden
  • Geheimhoudingsverklaring en werkpostfiche
  • Certificaten, diploma’s, handleidingen, et cetera

Wet- en regelgeving

Voor veel organisaties is volledig voldoen aan de wet- en regelgeving een van de belangrijkste drijfveren om een inhuurprogramma te starten. Denk o.a. aan de arbeidsrelatiewet, wet op uitzendarbeid, Dimona regeling en de AVG. De risico’s om wetgeving te overtreden zijn groot en de gevolgen van het op de verkeerde manier personeel inhuren zijn aanzienlijk. Een VMS kan helpen deze risico’s te verminderen.

Interne regelgeving

Een van de belangrijkste interne regels is de procuratie – of schriftelijke volmacht structuur, kort gezegd: wie mag er tekenen? Een VMS kan deze structuur volledig inregelen of zelfs overnemen vanuit de interne ERP-systemen. Een zogeheten ‘audit trail’ (wie heeft wat goedgekeurd?) is een belangrijk aspect van compliance.

Dossiervorming van leveranciers

Per leverancier kan een dossier opgebouwd worden, met daarin bijvoorbeeld:

  • Inhuurvoorwaarden (offerte)
  • Getekende opdrachtbevestiging (samenwerkingsovereenkomst of contract)
  • Accountantsverklaring

Minstens zo belangrijk is het om deze gegevens altijd actueel te hebben. Bijvoorbeeld bij een controle van de sociale inspectie, kan er  altijd een up-to-date dossier overhandigd worden van al het tijdelijk personeel. Natuurlijk variëren de benodigde documenten van sector tot sector.

Tot slot kunnen per document eisen rondom geldigheidsduur, bewaartermijnen en anonimiseren ingesteld worden.